ما يجب أن تتضمنه وثائق شركتك وفق النظام السعودي

الحد الأدنى النظامي

توجب المادة الثانية عشرة من نظام الشركات السعودي أن تتضمن العقود وغيرها من الوثائق الصادرة عن الشركة اسمها وشكلها النظامي وعنوان مركزها الرئيس وبريدها الإلكتروني ورقم سجلها التجاري، إضافة إلى رأس مالها ورأس المال المدفوع (نظام الشركات، الترجمة الإنجليزية الرسمية).

ومنذ نفاذ نظام السجل التجاري الجديد في أبريل 2025 أصبح رقم السجل هو الرقم الوطني الموحد المكوّن من عشر خانات، والنماذج التي ما زالت تطبع الرقم القديم لم تعد محدّثة (Clyde & Co، سبتمبر 2025).

أما الفواتير الضريبية فتخضع لقواعدها الخاصة الصادرة عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومنها الرقم الضريبي للبائع ورمز الاستجابة السريعة من نظام فوترة إلكترونية معتمد (دليل الفوترة الإلكترونية الصادر عن الهيئة). ويؤكد محاسبك أو مستشارك الضريبي ما ينطبق على منشأتك.

خمس عادات لمجموعة وثائق منضبطة

1. مصدر واحد لبيانات الشركة: تقرأ النماذج كلها الاسم والأرقام والعنوان ذاتها، فيُجرى التعديل مرة واحدة.

2. العربية أولًا حيث يوجبها النظام، والإنجليزية إلى جانبها، مع النص في العقد على اللغة المعتمدة عند الاختلاف.

3. رقم إصدار على كل نموذج، ومسؤول مسمّى يحدّثه عند تغيّر النظام أو بيانات الشركة.

4. الصياغات المعتمدة فقط: النص القانوني يأتي من محاميك ويُدرج دون تعديل.

5. مراجعة سنوية: تُطابَق التسجيلات والعناوين وبيانات رأس المال مع السجلات الرسمية.

وتتبع الشركات في دول الخليج قواعد مماثلة في كل دولة؛ فإن كنت تعمل في أكثر من سوق فاحتفظ بمجموعة نماذج لكل اختصاص نظامي.

من أين تبدأ

اجمع كل النماذج المستخدمة من خطابات وعروض وعقود وفواتير وتواقيع بريد إلكتروني، وطابقها مع سجلاتك الرسمية. وتُظهر مراجعة حوكمة قصيرة ما ينقص وما تقادم وكيف يبقى صحيحًا. وهذا المقال معلومات عامة وليس استشارة قانونية.